Manajemen Proyek dan Resiko Tugas2

Manajemen Proyek dan Resiko Tugas2

  Oktober 25, 2019

Manajemen Integrasi

Manajemen Integrasi Proyek mencakup proses-proses yang diperlukan untuk memastikan bahwa berbagai elemen dari proyek dikoordinasikan dengan benar.

Pembangunan Rencana Proyek 

   Mengintegrasikan dan mengkoordinasikan semua rencana proyek agar konsisten, dokumen yang jelas.

Eksekusi Rencana Proyek 

·       Melaksanakan rencana proyek dengan melakukan kegiatan yang termasuk didalamnya.

Control Perubahan Terintegrasi 

·         Mengkoordinasikan perubahan di seluruh proyek.

Tanpa adanya perencanaan yang baik, mustahil sebuah proyek dapat disetujui dan dilaksanakan. Konsep IPM (Integration Project management) selalu dimulai dengan bagaimana cara membuat sebuah rencana yang jelas dan dapat dimengerti. Selanjutnya adalah bagaimana menyusun sebuah rencana yang dapat beradaptasi dengan perubahan cepat yang terjadi karena dinamika bisnis (perubahan)dari waktu ke waktu. Eksekusi terhadap proyek yang dilakukan harus berdasarkan rencana yang telah disusun dan disepakati bersama.

Kunci Keberhasilan Eksekusi

IPM dibangun berdasarkan 3(tiga) filosofi penting yang merupakan kunci dari keberhasilan sebuah proses eksekusi, yaitu:

·         Team Learning

·         Total Solution Approach

·         Systems Thinking

 Proses utama yang harus dilakukan manajer proyek dan timnya dalam terkait manajemen integrasi

 Tahap Inisiasi dan Perencanaan:

Memastikan adanya Project Charter.Sebagai bentuk mandate dan penjelasan gambaran umum proyek kepada PM untuk memulai perkerjaan.

Memimpin penyususanan Project Management Plan atau Project Execution Plan.

Tahap Pelaksanaan dan Pengawasan:

• Mengarahkan dan menjadi penanggung jawab utama.
• Melakukan koordinasi dengan anggota tim dan unit kerja pendukung serta pihak klien maupun pengguna akhir proyek.
•  Memantau dan mengadalikan perubahan dan mecegah terjadinya scope creep.

Tahap penyeselesaian:

·         Proses integrasi belum berakhir hingga tahap penyelesaian proyek.Menyelesaikan segala urusan dengan pihak ketiga.

Manajemen Ruang Lingkup

Setiap proyek pasti memiliki objektif yang ingin dicapai. Objektif tersebut dapat berupa produk yang memiliki fitur, fungsionalitas, atau spesifikasi tertentu atau pelaksanaan terhadap sejumlah aktivitas tertentu. Diagram dibawah ini menjelaskan suatu manajemen yang terdiri dari Initiation, Scope Planning, Scope Definition, Scope Verification, dan Scope Change Control.

Contohnya di dalam teknologi informasi adalah :

• Pembuatan aplikasi perangkat lunak yang memiliki fungsi untuk menjalankan proses manejemen sumber daya manusia
• Instalasi infrastruktur jaringan wide area network yang menghubungkan kantor pusat dengan sejumlah kantor cabang
• Migrasi data pelanggan sebuah perusahaan dari sistem lama ke sistem baru
• Implementasi sebuah paket aplikasi yang siap diterapkan di dalam sebuah unit organisasi
• Pembuatan masterplan atau blueprint arsitektur teknologi informasi sebuah strategic business unit dan lain sebagainya

Ruang Lingkup Proyek

Proyek adalah kegiatan yang melibatkan berbagai sumber daya yang terhimpun dalam suatu wadah (organisasi) tertentu dalam jangka waktu tertentu untuk melakukan kegiatan yang telah ditetapkan sebelumnya atau untuk mencapai sasaran tertentu.

Ruang lingkup proyek meliputi, menentukan proyek yang akan dimulai, perencanaan lingkup proyek yang akan dikerjakan, proyek, pengembangan kondisi pencapaian dan pernyataan gambaran proyek.

Kegiatan proyek biasanya dilakukan untuk berbagai bidang antara lain sebagai berikut:

                Pembangunan fasilitas baru.  Artinya merupakan kegiatan yang benar-benar baru dan belum pernah ada sebelumnya, sehingga ada penambahan usaha baru.

 Perbaikan fasilitas yang sudah ada.  Merupakan kelanjutan dan usaha yang sudah ada sebelumnya.  Artinya sudah ada kegiatan sebelumnya, namun perlu dilakukan tambahan atau perbaikan yang diinginkan

 Penelitian dan pengembangan.  Merupakan kegiatan penelitian yang dilakukan untuk suatu fenomena yang muncul di masyarakat,  lalu dikembangkan sedemikian rupa sesuai dengan tujuan yang diharapkan

Definisi Menentukan Proyek

Jika anda tidak tahu ke mana anda akan pergi, bagaimana Anda akan tahu kapan dan jika anda sampai di sana? Begitu sering kali kita melihat proyek-proyek dimulai dengan awal yang buruk hanya karena tidak pernah ada pemahaman yang jelas tentang apa yang harus dilakukan. Pembahasan ini membuat anda mulai dengan langkah yang benar dengan serangkaian kegiatan yang mengarah pada definisi yang jelas dan dipahami tentang apa proyek itu. Kita mulai dengan alat komunikasi yang disebut Kondisi Pencapaian.

Pengembangan Kondisi Pencapaian

Jika kami harus memilih satu area di mana sebuah proyek dapat mengalami kesulitan, itu akan menjadi awal. Untuk beberapa alasan, kami memiliki waktu yang sulit untuk memahami apa yang kami katakan satu sama lain, seberapa sering Anda  menemukan diri Anda berpikir tentang apa yang akan anda katakan sementara pihak lain berbicara? jika Anda akan menjadi manajer proyek yang sukses, anda harus menghentikan perilaku semacam itu. keterampilan penting yang perlu dikerjakan manajer proyek adalah keterampilan mendengarkan yang baik.

Membuat Pernyataan Gambaran Proyek

                Kondisi pernyataan kepuasan memberikan masukan yang anda perlu untuk menghasilkan pernyataan Ikhtisar proyek. Pernyataan Ikhtisar proyek adalah dokumen singkat yang ringkas menyatakan apa yang harus dilakukan dalam proyek, mengapa hal itu harus dilakukan, dan apa bisnis nilai ini akan memberikan perusahaan ketika selesai

·         Tujuan utama dari pernyataan gambaran proyek ini adalah untuk mengamankan persetujuan manajemen senior dan sumber daya yang dibutuhkan untuk mengembangkan rencana proyek yang rinci. Ini akan ditinjau oleh manajer yang bertanggung jawab untuk menetapkan prioritas dan memutuskan apa proyek untuk mendukung. Hal ini juga pernyataan umum yang dapat dibaca oleh pihak yang tertarik dalam perusahaan.

Bagian dari pernyataan gambaran proyek adalah :

 Masalah / Peluang

 Tujuan proyek

 Kriteria keberhasilan

 Asumsi, risiko, hambatan

Manajemen Proyek dan Resiko Tugas1

Manajemen Proyek dan Resiko Tugas1

  Oktober 25, 2019

Pengenalan Manajemen Proyek

 Latar belakang, sejarah dan motivasi mempelajari manajemen proyek khususnya TI

• Penelitian Standish Group menunjukkan 31,1% mengejutkan

proyek akan dibatalkan sebelum mereka pernah mendapatkan selesai.

• Hasil lebih lanjut menunjukkan 52,7% dari proyek akan menelan biaya lebih dari 189% perkiraan asli mereka.

• Di sisi keberhasilan, rata-rata hanya 16,2% untuk perangkat lunak

proyek yang diselesaikan tepat waktu.

2.      Keuntungan menggunakan formal manajemen proyek

• Kontrol yang lebih baik di bidang keuangan, fisik, dan SDM

• Meningkatnya relasi dengan customer

• Waktu pembangunan yang lebih singkat

• Biaya yang lebih rendah

• Kualitas lebih tinggi & meningkatnya reliabilitas

• Keuntungan yang lebih besar

• Meningkatnya produktivitas

• Koordinasi yang lebih baik

• Moral pekerja lebih baik

3.      Pengertian Proyek dan Manajemen Proyek

Proyek adalah rangkaian usaha dalam jangka waktu  tertentu yang bertujuan untuk menghasilkan sebuah produk atau jasa unik tertentu , dilaksanakan oleh manusia  dengan memanfaatkan berbagai sumber daya melalui rangkaian proses perencanaan, eksekusi dan kontrol.

Manajemen proyek adalah sebuah disiplin keilmuan dalam hal perencanaan, pengorganisasian, pengelolaan (menjalankan serta pengendalian), untuk dapat mencapai tujuan-tujuan proyek.

4.      Kendala-kendala Manajemen Proyek

·         Proyek harus beroperasi  dalam lingkungan organisasi yang luas.

·         Manajer proyek perlu mengambil pandangan holistik atau sistem proyek dan mengerti bagaimana terletak didalam organisasi besar.

5.      KerangkaKerja Dan Area Knowledge Manajemen Proyek

Kerangka Kerja Manajemen Proyek :

·  Kerangka kerja manajemen proyek menyediakan struktur dasar untuk memahami manajemen proyek

·  Konteks manajemen proyek  menggambarkan lingkungan internal dan eksternal dimana dimana proyek tersebut beroperasi.

·  Rangkaian proses manajemen proyek  menggambarkan pandangan umum tentang bagaimana proses manajemen proyek dalam pengelolaan proyek tersebut dilaksanakan dan hubungan keterkaitan antaranya.

Area Knowledge Manajemen Proyek :

1. Pengelolaan Waktu proyek termasuk memperkirakan berapa lama memakan waktu untuk menyelesaikan kerja, membangun jadwal proyek yang dapat diterima, dan menjamin ketepatan waktu penyelesaian proyek tersebut.

2. Pengelolaan Lingkup proyek termasuk menentukan dan mengelola semua kerja yang diperlukan untuk menyeleesaikan kesuksesan proyek.

3. Pengelolaan Biaya proyek terdiri dari persiapan dan pengelolaan biaya untuk proyek.

4. Proyek pengelolaan Resiko termasuk mengidentifikasi, menganalisis, dan merespon resiko yang terjadi di dalam proyek.

5. Proyek SDM memperhatikan kegunaan efektif dari orang yang terkait dengan proyek itu.

6. Project Integration management mempengaruhi dan dipengaruhioleh 8 area pengetahuan lainnya

6.      Alat dan Tehnik Manajemen Proyek

Alat dan tehnik manajemen proyek membantu manajer proyek maupun timnya dari berbagai aspek manejemen proyek.

1. Analisis waktu, bagan Gantt, dan diagram network.

2. Perkiraan biaya

3. Perkiraan ruang lingkup

7.      Hubungan manajemen proyek dengan disiplin ilmu lain

·         Sebagian besar pengetahuan yang dibutuhkan untuk mengelola proyek yang unik atau hampir unik untuk manajemen proyek (misalnya: analisis jalur kritis dan struktur kerja rincian). Namun PMBOK tidak tumpang tindih dengan disiplin manajemen yang lain nya.

·         Manajemen umum meliputi perencanaan, pengorganisasian, staf, melaksanakan, dan mengendalikan operasi perusahaan berlangsung. Manajemen umum juga termasuk mendukung disiplin ilmu seperti pemrograman computer, hukum, statistic dan teori probabilitas,logistic dan personel. PMBOK ini tumpang tindih manajemen umum di banyak daerah- prilaku organisasi, peramalan keuangan, dan teknik perencanaan.

·         Daerah aplikasi adalah kategori proyek yang memeiliki elemen umum yang signifikan dalam proyek tsb namun tidak dibutuhkan hadir dalam semua proyek. Daerah aplikasi didefinisikan dalam hal :

a)      Teknis elemen, seperti pengembangan perangkat lunak, farmasi atau teknik kontruksi.

b)      Manajemen elemen, seperti kontrak pemerintah atau pengembangan produk baru.

c)       Industry kelompok, seperti otomotif, kimia, atau layanan keuangan

8.      Bagan gantt, diagram network dan alat manajemen proyek enterprise

Diagram Network

Bagan Gantt

Alat management proyek enterprise

9.      Profesi dan Sertifikasi Manajemen Proyek

Profesi Manajemen Proyek

Berbagai kelompok – kelompok tertentu berminat di berbagai bidang seperti engineering, berbagai bidang jasa, maupun kesehatan.

Sertifikasi Manajemen Proyek

PMI telah menyediakan sertifikasi sebagai Project Management Profesional (PMP). Untuk mendapatkan sertifikasi itu seorang PMP harus mempunyai pengalaman proyek yang cukup, dan harus mengikuti test PMP dank ode etik yang telah ada.

10.   Etika dalam Manajemen Proyek

Seorang PMP harus mengikuti kode etik yang ada. Karena kode etik adalah begian penting dari semua manajemen proyek dan seorang PMP harus bertanggung jawab secara professional.

11.   Manajemen Proyek Software

Enterprise Proyek Manajemen software mengintegrasikan informasi dari beberapa proyek untuk memperlihatkan status proyek-proyek yang telah disetujui, aktif, dan akan datang dalam seluruh organisasi Juga menyediakan link pada informasi yang lebih detail mengenai suatu proyek tertentu.

Konteks Manajemen Proyek dan TI

Gambaran Sistem dari Manajemen Proyek

Ketika jumlah dan tingkat kerumitan proyek terus berkembang, maka manajemen proyek itu harus semakin perlu dipraktekan untuk membiasakan diri menghadapi masalah – masalah maupun kerumitan yang ditemui. Sehingga tingkat kerumitan yang menjadi beban, lama – lama akan berkurang.

Komitmen stakeholder dan top manajemen dalam proyek TI

Stakeholder adalah orang-orang yang terkait dalam aktivitas proyek dan setiap stakeholder mempunyai komitmen untuk bekerja secara professional dan bertanggung jawab dalam setiap manajemen proyek kerja. Stakeholder termasuk tim proyek, manajer proyek, sponsor proyek, maupun user (pengguna).

Pemahaman mengenai Organisasi dan struktur dasar organisasi serta pengaruhnya pada proyek.

Terdapat beberapa teori dan perspektif mengenai organisasi, ada yang cocok sama satu sama lain, dan ada pula yang berbeda. Organisasi pada dasarnya digunakan sebagai tempat atau wadah dimana orang-orang berkumpul, bekerjasama secara rasional dan sistematis, terencana, terorganisasi, terpimpin dan terkendali, dalam memanfaatkan sumber daya (uang,material, mesin, metode, lingkungan),sarana-parasarana, data, dan lain sebagainya yang digunakan secara efisien dan efektif untuk mencapai tujuan organisasi.

Menurut para ahli terdapat beberapa pengertian organisasi sebagai berikut:

§     Stoner mengatakan bahwa organisasi adalah suatu pola hubungan-hubungan yang melalui mana orang-orang di bawah pengarahan atasan mengejar tujuan bersama.

§     James D. Mooney mengemukakan bahwa organisasi adalah bentuk setiap perserikatan manusia untuk mencapai tujuan bersama.

§     Chester I. Bernard berpendapat bahwa organisasi adalah merupakan suatu sistem aktivitas kerja sama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih.

§     Stephen P. Robbins menyatakan bahwa Organisasi adalah kesatuan (entity) sosial yang dikoordinasikan secara sadar, dengan sebuah batasan yang relatif dapat diidentifikasi, yang bekerja atas dasar yang relatif terus menerus untuk mencapai suatu tujuan bersama atau sekelompok tujuan. 

  Phase dan Siklus Hidup Proyek

Ada beberapa tahap siklus hidup proyek yaitu: Model Water Fall, System Engineering, Over                Lapping Phases, prototyping, joint aplication development, herative life cycle.

Berikut penjelasan secara detailnya:

1. Model Water Fall

            Ø System / Information Engineering and Modeling. Permodelan ini diawali dengan mencari kebutuhan dari keseluruhan sistem yang akan diaplikasikan ke dalam bentuk software.

Ø Analisis Kebutuhan Perangkat Lunak / Software Requirements Analysis. Proses pencarian kebutuhan diintensifkan dan difokuskan pada software.

2. System Engineering

Tahapannya dengan menggunakan OMT (Object Modelling Technique)

Ø Model Objek.

Ø Model Dinamis.

Ø Model Fungsional.

3. Over Lapping Phases

Ø Komunikasi pelanggan Yaitu tugas-tugas untuk membangun komunikasi antara pelanggan dan kebutuhan-kebutuhan yang diinginkan oleh pelanggan.

Ø Perencanaan Yaitu tugas-tugas untuk mendefinisikan sumber daya, ketepatan waktu, dan proyek informasi lain yg berhubungan.

Ø Analisis Resiko Yaitu tugas-tugas yang dibutuhkan untuk menaksir resiko manajemen dan teknis.

4. Prototyping

Ø Pengumpulan kebutuhan Pelanggan dan pengembang bersama-sama mendefinisikan format seluruh perangkat lunak, mengidentifikasikan semua kebutuhan, dan garis besar sistem yang akan dibuat.

Ø Membangun prototyping Membangun prototyping dengan membuat perancangan sementara yang berfokus pada penyajian kepada pelanggan (misalnya dengan membuat input dan format output).

Ø Evaluasi protoptyping Evaluasi ini dilakukan oleh pelanggan apakah prototyping yang sudah dibangun sudah sesuai dengan keinginann pelanggan.

.

5. Joint Aplication Development

Ø Bussiness Modelling Tahap ini untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan informasi.

Ø Data Modelling Tahap aliran informasi yang sudah didefinisikan, disusun menjadi sekumpulan objek data.

Ø Process Modelling Tahap dimana objek data yang sudah didefinisikan diubah menjadi aliran informasi yang diperlukan untukmenjalankan fungsi-fungsi bisnis.

6. Herative Life Cycle

Ø Perencanaan (Planning) Tujuan dari tahap perencanaan adalah untuk meng-hasilkan rencana kerja (work plan) formal untuk pengembangan sistem

Ø Pendefinisian Knowledge (Knowledge Definition) Tujuan tahap ini adalah mendefiniskan kebutuhan knowledge dari sistem

Ø Perancangan Knowledge (Knowledge Design) Tujuan tahap ini adalah menghasilkan rancangan rinci untuk sistem

Siklus hidup produk.

Siklus hidup produk adalah suatu konsep penting yang memberikan pemahaman tentang dinamika kompetitif suatu produk. Seperti halnya dengan manusia, suatu produk juga memiliki siklus atau daur hidup. Siklus Hidup Produk (Product Life Cycle) ini yaitu suatu grafik yang menggambarkan riwayat produk sejak diperkenalkan ke pasar sampai dengan ditarik dari pasar .

 Siklus Hidup Produk (Product Life Cycle) ini merupakan konsep yang penting dalam pemasaran karena memberikan pemahaman yang mendalam mengenai dinamika bersaing suatu produk. Konsep ini dipopulerkan oleh levitt (1978) yang kemudian penggunaannya dikembangkan dan diperluas oleh para ahli lainnya.Ada berbagai pendapatan mengenai tahap – tahap yang ada dalam Siklus Hidup Produk (Product Life Cycle) suatu produk.

Konteks dari proyek IT.

Sebuah fenomena yang unik telah terjadi dalam bidang teknologi informasi. Fenomena ini dapat dilihat pada seluruh aktivitas yang terdapat didalamnya. Hampir seluruh aktivitas yang terkait dengan kegiatan perencanaan, pengembangan dan penerapan teknologi informasi dilakukan melalui aktivitas berbasis proyek. Hal ini tentunya sangat berbeda dengan menyelesaikan sebuah pekerjaan yang bersifat rutin, dimana dalam menyelesaikan aktivitas berorientasi proyek, waktu pelaksanaan kegiatan, sasaran yang ingin dicapai, out put yang akan dihasilkan, pihak-pihak yang terlibat, besarnya anggaran dan sumber daya yang dibutuhkan ditetapkan dengan jelas.

 Fungsi kerja manajemen proyek

Manfaat manajemen proyek dilihat dari segi bidang-bidang tertentu yaitu:

1. Planning to Do( Perencanaan Selanjutnya)Berfungsi sebagai memberikan gambaran hubungan ketergantungan dan pekerjaan, mengindetifikasi jalur kritis, merencanakan sumber daya, dan mengindentifikasi adanya select.

2. PengendalianBerungsi memberikan dasar-dasar gambaran patokan dalam pengendalian proyek.

3. Lingkup kerja dan masalah yang dihadapi.Berfungsi memberikan dorongan nyata demi terciptanya komunikasi anatar pemimpin proyek dan pelaksana proyek dilapangan

   Keahlian Seorang Manajer Proyek

Seorang manajer proyek harus memiliki keterampilan yang luas hardskill maupun softskillnya.

Keahlian yang disarankan yaitu :

1. Keterampilan berkomunikasi yang baik dan cekatan.

2. Keahlian dalam berorganisasi sehingga dapat membuat rencana dan menganalisis masalah.

3. Keterampilan team-building untuk memotivasi dan bekerja sama pada tim proyeknya.

Karakteristik dari manajer proyek yang efektif dan tidak efektif :

Effective project manager

.Visioner

.Kompeten

.Motivator yang baik

.Mendukung anggota tim

.Membuat ide – ide baru

Ineffective project manager

.Minder

.Motivator yang buruk

.Tidak Kompeten

.Komunikator yang buruk