Manajemen Integrasi
Manajemen Integrasi Proyek mencakup proses-proses yang diperlukan untuk memastikan bahwa berbagai elemen dari proyek dikoordinasikan dengan benar.
Pembangunan Rencana Proyek
Mengintegrasikan dan mengkoordinasikan semua rencana proyek agar konsisten, dokumen yang jelas.
· Melaksanakan rencana proyek dengan melakukan kegiatan yang termasuk didalamnya.
Control Perubahan Terintegrasi
· Mengkoordinasikan perubahan di seluruh proyek.
Tanpa adanya perencanaan yang baik, mustahil sebuah proyek dapat disetujui dan dilaksanakan. Konsep IPM (Integration Project management) selalu dimulai dengan bagaimana cara membuat sebuah rencana yang jelas dan dapat dimengerti. Selanjutnya adalah bagaimana menyusun sebuah rencana yang dapat beradaptasi dengan perubahan cepat yang terjadi karena dinamika bisnis (perubahan)dari waktu ke waktu. Eksekusi terhadap proyek yang dilakukan harus berdasarkan rencana yang telah disusun dan disepakati bersama.
Kunci Keberhasilan Eksekusi
IPM dibangun berdasarkan 3(tiga) filosofi penting yang merupakan kunci dari keberhasilan sebuah proses eksekusi, yaitu:
· Team Learning
· Total Solution Approach
· Systems Thinking
Proses utama yang harus dilakukan manajer proyek dan timnya dalam terkait manajemen integrasi
Tahap Inisiasi dan Perencanaan:
Memastikan adanya Project Charter.Sebagai bentuk mandate dan penjelasan gambaran umum proyek kepada PM untuk memulai perkerjaan.
Memimpin penyususanan Project Management Plan atau Project Execution Plan.
Tahap Pelaksanaan dan Pengawasan:
- Mengarahkan dan menjadi penanggung jawab utama.
- Melakukan koordinasi dengan anggota tim dan unit kerja pendukung serta pihak klien maupun pengguna akhir proyek.
- Memantau dan mengadalikan perubahan dan mecegah terjadinya scope creep.
Tahap penyeselesaian:
· Proses integrasi belum berakhir hingga tahap penyelesaian proyek.Menyelesaikan segala urusan dengan pihak ketiga.
Setiap proyek pasti memiliki objektif yang ingin dicapai. Objektif tersebut dapat berupa produk yang memiliki fitur, fungsionalitas, atau spesifikasi tertentu atau pelaksanaan terhadap sejumlah aktivitas tertentu. Diagram dibawah ini menjelaskan suatu manajemen yang terdiri dari Initiation, Scope Planning, Scope Definition, Scope Verification, dan Scope Change Control.
Contohnya di dalam teknologi informasi adalah :
- Pembuatan aplikasi perangkat lunak yang memiliki fungsi untuk menjalankan proses manejemen sumber daya manusia
- Instalasi infrastruktur jaringan wide area network yang menghubungkan kantor pusat dengan sejumlah kantor cabang
- Migrasi data pelanggan sebuah perusahaan dari sistem lama ke sistem baru
- Implementasi sebuah paket aplikasi yang siap diterapkan di dalam sebuah unit organisasi
- Pembuatan masterplan atau blueprint arsitektur teknologi informasi sebuah strategic business unit dan lain sebagainya
Ruang Lingkup Proyek
Proyek adalah kegiatan yang melibatkan berbagai sumber daya yang terhimpun dalam suatu wadah (organisasi) tertentu dalam jangka waktu tertentu untuk melakukan kegiatan yang telah ditetapkan sebelumnya atau untuk mencapai sasaran tertentu.
Ruang lingkup proyek meliputi, menentukan proyek yang akan dimulai, perencanaan lingkup proyek yang akan dikerjakan, proyek, pengembangan kondisi pencapaian dan pernyataan gambaran proyek.
Kegiatan proyek biasanya dilakukan untuk berbagai bidang antara lain sebagai berikut:
Pembangunan fasilitas baru. Artinya merupakan kegiatan yang benar-benar baru dan belum pernah ada sebelumnya, sehingga ada penambahan usaha baru.
Perbaikan fasilitas yang sudah ada. Merupakan kelanjutan dan usaha yang sudah ada sebelumnya. Artinya sudah ada kegiatan sebelumnya, namun perlu dilakukan tambahan atau perbaikan yang diinginkan
Penelitian dan pengembangan. Merupakan kegiatan penelitian yang dilakukan untuk suatu fenomena yang muncul di masyarakat, lalu dikembangkan sedemikian rupa sesuai dengan tujuan yang diharapkan
Definisi Menentukan Proyek
Jika anda tidak tahu ke mana anda akan pergi, bagaimana Anda akan tahu kapan dan jika anda sampai di sana? Begitu sering kali kita melihat proyek-proyek dimulai dengan awal yang buruk hanya karena tidak pernah ada pemahaman yang jelas tentang apa yang harus dilakukan. Pembahasan ini membuat anda mulai dengan langkah yang benar dengan serangkaian kegiatan yang mengarah pada definisi yang jelas dan dipahami tentang apa proyek itu. Kita mulai dengan alat komunikasi yang disebut Kondisi Pencapaian.
Pengembangan Kondisi Pencapaian
Jika kami harus memilih satu area di mana sebuah proyek dapat mengalami kesulitan, itu akan menjadi awal. Untuk beberapa alasan, kami memiliki waktu yang sulit untuk memahami apa yang kami katakan satu sama lain, seberapa sering Anda menemukan diri Anda berpikir tentang apa yang akan anda katakan sementara pihak lain berbicara? jika Anda akan menjadi manajer proyek yang sukses, anda harus menghentikan perilaku semacam itu. keterampilan penting yang perlu dikerjakan manajer proyek adalah keterampilan mendengarkan yang baik.
Membuat Pernyataan Gambaran Proyek
Kondisi pernyataan kepuasan memberikan masukan yang anda perlu untuk menghasilkan pernyataan Ikhtisar proyek. Pernyataan Ikhtisar proyek adalah dokumen singkat yang ringkas menyatakan apa yang harus dilakukan dalam proyek, mengapa hal itu harus dilakukan, dan apa bisnis nilai ini akan memberikan perusahaan ketika selesai
· Tujuan utama dari pernyataan gambaran proyek ini adalah untuk mengamankan persetujuan manajemen senior dan sumber daya yang dibutuhkan untuk mengembangkan rencana proyek yang rinci. Ini akan ditinjau oleh manajer yang bertanggung jawab untuk menetapkan prioritas dan memutuskan apa proyek untuk mendukung. Hal ini juga pernyataan umum yang dapat dibaca oleh pihak yang tertarik dalam perusahaan.
Bagian dari pernyataan gambaran proyek adalah :
Masalah / Peluang
Tujuan proyek
Kriteria keberhasilan
Asumsi, risiko, hambatan
Apakah manajemen waktu itu penting?
Bagi sekelompok orang, waktu adalah aset yang teramat penting bahkan untuk manusia modern, waktu sering disamakan dengan uang.
Begitu juga halnya dalam sebuah proyek, manajemen waktu adalah hal yang esensi.
Dapat dikatakan bahwa factor utama yang membedakan antara proyek dan kegiatan operasional adalah adanya keterbatasan waktu dalam suatu proyek, sementara kegiatan operasional bersifat berkelanjutan.
Keterbatasan waktu ini mencerminkan adanya misi khusus dan penting dalam setiap proyek. Sehingga pemenuhan target waktu menjadi tugas utama pengelola dan pemimpin proyek.
Manajemen jadwal yang perlu dilakukan oleh manajer proyek dan anggotanya
Input utama adalah WBS, yakni kesepakatan mengenai lingkup kerja proyek. Langkah selanjutnya yang dapat dilakukan:
1. Merinci berbagai kegiatan yang diperlukan untuk penyelesaian setiap paket pekerjaan secara lebih spesifik.
2. Menentukan urutan atau logika proses penyelesaian pekerjaan sehingga estimasi waktu dapat diperoleh dengan lebih akurat namun realistis.
3. Estimasi sumber daya (resources) yang akan melibatkan dan dipergunakan (money, materials, methods, machines) dalam rangkaian kegiatan tersebut.
4. Estimasi target waktu perkegiatan dan mencari total durasi seluruh rangkaian kegiatan yg sering ditampilkan dalam sebuah diagram kegiatan proyek(network diagram) atau Precedence Diagraming Method (PDM).
5. Menyusun dan finalisasi jadwal dalam bentuk gantt-chart atau time table.
6. Mengendalikan dan menyesuaikan jadwal proyek.
Proses utama terkait manajemen waktu proyek
Pada tahap perencanaan:
Ø Menyiapkan daftar aktivitas (action plan) untuk menyelesaikan setiap paket pekerjaan (work packages).
Ø Menyusun urutan setiap paket pekerjaan atau aktivitas dalam suatu rangkaian diagram, yang disebut Schedule Network Diagram. Keterkaitan antara masing-masing aktivitas predesesor dan suksesor dalam proyek dapat digolonkan ke 4 pola hubungan yaitu:
1. Finish-to-Start. Kegiatan A selesai kemudian dilanjutkan dengan kegiatan B.
2. Finish-to-Finish. Kegiatan A selesai sehingga kegiatan B dapat selesai.
3. Start-to-Start. Kegiatan A dimulai sehingga kegiatan B dapat dimulai.
4. Start-to-Finish. Kegiatan A dimulai sehingga kegiatan B dapat selesai.
Ø Keterkaian antara kegiatan A dan kegiatan B dapat terjadi karena sifatnya yang mandatory (hard logic), yakni kegiatan A secara teknis harus selesai sebelum kegiatan B dapat dimulai.
Ø Teknik lain dalam manajemen waktu adalah leads (percepatan waktu) dan lags (waktu tunggu/perlambatan).
Ø Berdasarkan daftar aktivitas, manajer proyek harus memperkirakan kebutuhan sumber daya manusia, material dan peralatan.
Ø Langkah berikutnya adalah mencari durasi proyek dengan membuat network diagram.
Sumber :
- https://frusciego.blogspot.com/2019/10/manajemen-waktu.html
- http://arishima-system.blogspot.com/2018/11/softskill-4-manajemen-ruang-lingkup.html
- https://frusciego.blogspot.com/2019/10/manajemen-ruang-lingkup.html
- Manajemen Integrasi
- https://frusciego.blogspot.com/2019/10/manajemen-integrasi.html
Tidak ada komentar:
Write komentar