Pengenalan Manajemen Proyek
Latar belakang, sejarah dan motivasi mempelajari manajemen proyek khususnya TI
• Penelitian Standish Group menunjukkan 31,1% mengejutkan
proyek akan dibatalkan sebelum mereka pernah mendapatkan selesai.
• Hasil lebih lanjut menunjukkan 52,7% dari proyek akan menelan biaya lebih dari 189% perkiraan asli mereka.
• Di sisi keberhasilan, rata-rata hanya 16,2% untuk perangkat lunak
proyek yang diselesaikan tepat waktu.
2. Keuntungan menggunakan formal manajemen proyek
• Kontrol yang lebih baik di bidang keuangan, fisik, dan SDM
• Meningkatnya relasi dengan customer
• Waktu pembangunan yang lebih singkat
• Biaya yang lebih rendah
• Kualitas lebih tinggi & meningkatnya reliabilitas
• Keuntungan yang lebih besar
• Meningkatnya produktivitas
• Koordinasi yang lebih baik
• Moral pekerja lebih baik
3. Pengertian Proyek dan Manajemen Proyek
Proyek adalah rangkaian usaha dalam jangka waktu tertentu yang bertujuan untuk menghasilkan sebuah produk atau jasa unik tertentu , dilaksanakan oleh manusia dengan memanfaatkan berbagai sumber daya melalui rangkaian proses perencanaan, eksekusi dan kontrol.
Manajemen proyek adalah sebuah disiplin keilmuan dalam hal perencanaan, pengorganisasian, pengelolaan (menjalankan serta pengendalian), untuk dapat mencapai tujuan-tujuan proyek.
4. Kendala-kendala Manajemen Proyek
· Proyek harus beroperasi dalam lingkungan organisasi yang luas.
· Manajer proyek perlu mengambil pandangan holistik atau sistem proyek dan mengerti bagaimana terletak didalam organisasi besar.
5. KerangkaKerja Dan Area Knowledge Manajemen Proyek
Kerangka Kerja Manajemen Proyek :
· Kerangka kerja manajemen proyek menyediakan struktur dasar untuk memahami manajemen proyek
· Konteks manajemen proyek menggambarkan lingkungan internal dan eksternal dimana dimana proyek tersebut beroperasi.
· Rangkaian proses manajemen proyek menggambarkan pandangan umum tentang bagaimana proses manajemen proyek dalam pengelolaan proyek tersebut dilaksanakan dan hubungan keterkaitan antaranya.
Area Knowledge Manajemen Proyek :
1. Pengelolaan Waktu proyek termasuk memperkirakan berapa lama memakan waktu untuk menyelesaikan kerja, membangun jadwal proyek yang dapat diterima, dan menjamin ketepatan waktu penyelesaian proyek tersebut.
2. Pengelolaan Lingkup proyek termasuk menentukan dan mengelola semua kerja yang diperlukan untuk menyeleesaikan kesuksesan proyek.
3. Pengelolaan Biaya proyek terdiri dari persiapan dan pengelolaan biaya untuk proyek.
4. Proyek pengelolaan Resiko termasuk mengidentifikasi, menganalisis, dan merespon resiko yang terjadi di dalam proyek.
5. Proyek SDM memperhatikan kegunaan efektif dari orang yang terkait dengan proyek itu.
6. Project Integration management mempengaruhi dan dipengaruhioleh 8 area pengetahuan lainnya
6. Alat dan Tehnik Manajemen Proyek
Alat dan tehnik manajemen proyek membantu manajer proyek maupun timnya dari berbagai aspek manejemen proyek.
1. Analisis waktu, bagan Gantt, dan diagram network.
2. Perkiraan biaya
3. Perkiraan ruang lingkup
7. Hubungan manajemen proyek dengan disiplin ilmu lain
· Sebagian besar pengetahuan yang dibutuhkan untuk mengelola proyek yang unik atau hampir unik untuk manajemen proyek (misalnya: analisis jalur kritis dan struktur kerja rincian). Namun PMBOK tidak tumpang tindih dengan disiplin manajemen yang lain nya.
· Manajemen umum meliputi perencanaan, pengorganisasian, staf, melaksanakan, dan mengendalikan operasi perusahaan berlangsung. Manajemen umum juga termasuk mendukung disiplin ilmu seperti pemrograman computer, hukum, statistic dan teori probabilitas,logistic dan personel. PMBOK ini tumpang tindih manajemen umum di banyak daerah- prilaku organisasi, peramalan keuangan, dan teknik perencanaan.
· Daerah aplikasi adalah kategori proyek yang memeiliki elemen umum yang signifikan dalam proyek tsb namun tidak dibutuhkan hadir dalam semua proyek. Daerah aplikasi didefinisikan dalam hal :
a) Teknis elemen, seperti pengembangan perangkat lunak, farmasi atau teknik kontruksi.
b) Manajemen elemen, seperti kontrak pemerintah atau pengembangan produk baru.
c) Industry kelompok, seperti otomotif, kimia, atau layanan keuangan
8. Bagan gantt, diagram network dan alat manajemen proyek enterprise
Diagram Network
Bagan Gantt
Alat management proyek enterprise
9. Profesi dan Sertifikasi Manajemen Proyek
Profesi Manajemen Proyek
Berbagai kelompok – kelompok tertentu berminat di berbagai bidang seperti engineering, berbagai bidang jasa, maupun kesehatan.
Sertifikasi Manajemen Proyek
PMI telah menyediakan sertifikasi sebagai Project Management Profesional (PMP). Untuk mendapatkan sertifikasi itu seorang PMP harus mempunyai pengalaman proyek yang cukup, dan harus mengikuti test PMP dank ode etik yang telah ada.
10. Etika dalam Manajemen Proyek
Seorang PMP harus mengikuti kode etik yang ada. Karena kode etik adalah begian penting dari semua manajemen proyek dan seorang PMP harus bertanggung jawab secara professional.
11. Manajemen Proyek Software
Enterprise Proyek Manajemen software mengintegrasikan informasi dari beberapa proyek untuk memperlihatkan status proyek-proyek yang telah disetujui, aktif, dan akan datang dalam seluruh organisasi Juga menyediakan link pada informasi yang lebih detail mengenai suatu proyek tertentu.
Konteks Manajemen Proyek dan TI
Gambaran Sistem dari Manajemen Proyek
Ketika jumlah dan tingkat kerumitan proyek terus berkembang, maka manajemen proyek itu harus semakin perlu dipraktekan untuk membiasakan diri menghadapi masalah – masalah maupun kerumitan yang ditemui. Sehingga tingkat kerumitan yang menjadi beban, lama – lama akan berkurang.
Komitmen stakeholder dan top manajemen dalam proyek TI
Stakeholder adalah orang-orang yang terkait dalam aktivitas proyek dan setiap stakeholder mempunyai komitmen untuk bekerja secara professional dan bertanggung jawab dalam setiap manajemen proyek kerja. Stakeholder termasuk tim proyek, manajer proyek, sponsor proyek, maupun user (pengguna).
Pemahaman mengenai Organisasi dan struktur dasar organisasi serta pengaruhnya pada proyek.
Terdapat beberapa teori dan perspektif mengenai organisasi, ada yang cocok sama satu sama lain, dan ada pula yang berbeda. Organisasi pada dasarnya digunakan sebagai tempat atau wadah dimana orang-orang berkumpul, bekerjasama secara rasional dan sistematis, terencana, terorganisasi, terpimpin dan terkendali, dalam memanfaatkan sumber daya (uang,material, mesin, metode, lingkungan),sarana-parasarana, data, dan lain sebagainya yang digunakan secara efisien dan efektif untuk mencapai tujuan organisasi.
Menurut para ahli terdapat beberapa pengertian organisasi sebagai berikut:
§ Stoner mengatakan bahwa organisasi adalah suatu pola hubungan-hubungan yang melalui mana orang-orang di bawah pengarahan atasan mengejar tujuan bersama.
§ James D. Mooney mengemukakan bahwa organisasi adalah bentuk setiap perserikatan manusia untuk mencapai tujuan bersama.
§ Chester I. Bernard berpendapat bahwa organisasi adalah merupakan suatu sistem aktivitas kerja sama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih.
§ Stephen P. Robbins menyatakan bahwa Organisasi adalah kesatuan (entity) sosial yang dikoordinasikan secara sadar, dengan sebuah batasan yang relatif dapat diidentifikasi, yang bekerja atas dasar yang relatif terus menerus untuk mencapai suatu tujuan bersama atau sekelompok tujuan.
Phase dan Siklus Hidup Proyek
Ada beberapa tahap siklus hidup proyek yaitu: Model Water Fall, System Engineering, Over Lapping Phases, prototyping, joint aplication development, herative life cycle.
Berikut penjelasan secara detailnya:
1. Model Water Fall
Ø System / Information Engineering and Modeling. Permodelan ini diawali dengan mencari kebutuhan dari keseluruhan sistem yang akan diaplikasikan ke dalam bentuk software.
Ø Analisis Kebutuhan Perangkat Lunak / Software Requirements Analysis. Proses pencarian kebutuhan diintensifkan dan difokuskan pada software.
2. System Engineering
Tahapannya dengan menggunakan OMT (Object Modelling Technique)
Ø Model Objek.
Ø Model Dinamis.
Ø Model Fungsional.
3. Over Lapping Phases
Ø Komunikasi pelanggan Yaitu tugas-tugas untuk membangun komunikasi antara pelanggan dan kebutuhan-kebutuhan yang diinginkan oleh pelanggan.
Ø Perencanaan Yaitu tugas-tugas untuk mendefinisikan sumber daya, ketepatan waktu, dan proyek informasi lain yg berhubungan.
Ø Analisis Resiko Yaitu tugas-tugas yang dibutuhkan untuk menaksir resiko manajemen dan teknis.
4. Prototyping
Ø Pengumpulan kebutuhan Pelanggan dan pengembang bersama-sama mendefinisikan format seluruh perangkat lunak, mengidentifikasikan semua kebutuhan, dan garis besar sistem yang akan dibuat.
Ø Membangun prototyping Membangun prototyping dengan membuat perancangan sementara yang berfokus pada penyajian kepada pelanggan (misalnya dengan membuat input dan format output).
Ø Evaluasi protoptyping Evaluasi ini dilakukan oleh pelanggan apakah prototyping yang sudah dibangun sudah sesuai dengan keinginann pelanggan.
.
5. Joint Aplication Development
Ø Bussiness Modelling Tahap ini untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan informasi.
Ø Data Modelling Tahap aliran informasi yang sudah didefinisikan, disusun menjadi sekumpulan objek data.
Ø Process Modelling Tahap dimana objek data yang sudah didefinisikan diubah menjadi aliran informasi yang diperlukan untukmenjalankan fungsi-fungsi bisnis.
6. Herative Life Cycle
Ø Perencanaan (Planning) Tujuan dari tahap perencanaan adalah untuk meng-hasilkan rencana kerja (work plan) formal untuk pengembangan sistem
Ø Pendefinisian Knowledge (Knowledge Definition) Tujuan tahap ini adalah mendefiniskan kebutuhan knowledge dari sistem
Ø Perancangan Knowledge (Knowledge Design) Tujuan tahap ini adalah menghasilkan rancangan rinci untuk sistem
Siklus hidup produk.
Siklus hidup produk adalah suatu konsep penting yang memberikan pemahaman tentang dinamika kompetitif suatu produk. Seperti halnya dengan manusia, suatu produk juga memiliki siklus atau daur hidup. Siklus Hidup Produk (Product Life Cycle) ini yaitu suatu grafik yang menggambarkan riwayat produk sejak diperkenalkan ke pasar sampai dengan ditarik dari pasar .
Siklus Hidup Produk (Product Life Cycle) ini merupakan konsep yang penting dalam pemasaran karena memberikan pemahaman yang mendalam mengenai dinamika bersaing suatu produk. Konsep ini dipopulerkan oleh levitt (1978) yang kemudian penggunaannya dikembangkan dan diperluas oleh para ahli lainnya.Ada berbagai pendapatan mengenai tahap – tahap yang ada dalam Siklus Hidup Produk (Product Life Cycle) suatu produk.
Konteks dari proyek IT.
Sebuah fenomena yang unik telah terjadi dalam bidang teknologi informasi. Fenomena ini dapat dilihat pada seluruh aktivitas yang terdapat didalamnya. Hampir seluruh aktivitas yang terkait dengan kegiatan perencanaan, pengembangan dan penerapan teknologi informasi dilakukan melalui aktivitas berbasis proyek. Hal ini tentunya sangat berbeda dengan menyelesaikan sebuah pekerjaan yang bersifat rutin, dimana dalam menyelesaikan aktivitas berorientasi proyek, waktu pelaksanaan kegiatan, sasaran yang ingin dicapai, out put yang akan dihasilkan, pihak-pihak yang terlibat, besarnya anggaran dan sumber daya yang dibutuhkan ditetapkan dengan jelas.
Fungsi kerja manajemen proyek
Manfaat manajemen proyek dilihat dari segi bidang-bidang tertentu yaitu:
1. Planning to Do( Perencanaan Selanjutnya)Berfungsi sebagai memberikan gambaran hubungan ketergantungan dan pekerjaan, mengindetifikasi jalur kritis, merencanakan sumber daya, dan mengindentifikasi adanya select.
2. PengendalianBerungsi memberikan dasar-dasar gambaran patokan dalam pengendalian proyek.
3. Lingkup kerja dan masalah yang dihadapi.Berfungsi memberikan dorongan nyata demi terciptanya komunikasi anatar pemimpin proyek dan pelaksana proyek dilapangan
Keahlian Seorang Manajer Proyek
Seorang manajer proyek harus memiliki keterampilan yang luas hardskill maupun softskillnya.
Keahlian yang disarankan yaitu :
1. Keterampilan berkomunikasi yang baik dan cekatan.
2. Keahlian dalam berorganisasi sehingga dapat membuat rencana dan menganalisis masalah.
3. Keterampilan team-building untuk memotivasi dan bekerja sama pada tim proyeknya.
Karakteristik dari manajer proyek yang efektif dan tidak efektif :
Effective project manager
.Visioner
.Kompeten
.Motivator yang baik
.Mendukung anggota tim
.Membuat ide – ide baru
Ineffective project manager
.Minder
.Motivator yang buruk
.Tidak Kompeten
.Komunikator yang buruk
Group Process
Dalam Manajemen Proyek terdapat sejumlah proses yang saling berkaitan
Tiap-tiap proses tersebut membentuk suatu group proses
Dalam manajemen proyek terdapat 5 group proses yaitu :
– Inisiasi Proyek - Kontrol Proyek
– Perencanaan Proyek - Penutupan/akhir
– Eksekusi Proyek proyek
a. Inisisasi yaitu dilakukannya pendefinisian proyek
b. Perencanaan Proyek yaitu mendefinisikan dan merinci tujuan proyek, serta merencanakan aktivitas – aktivitas yang dibutuhkan dalam rangka mencapai tujuan proyek itu sendiri dan sesuai batasan yang telah disepakati.
c. Eksekusi yaitu mengintegrasikan semua sumber daya yang dibutuhkan dalam rangka mencapai tujuan proyek, dengan melaksanakan apa yang sudah direncanakan.
d. Kontrol : mengukur dan memonitor secara berkala kemajuan proyek serta mengidentifikasi adanya penyelewengan pelaksanaan dari rencana yang sudah dibuat sebelumnya.
e. Akhir melakukan formalisasi hasil proyek berupa barang atau jasa yang dihasilkan dari proyek.
Hubungan antara Grup proses dan area Knowledge
Knowledge berperan penting dalam sebuah manajemen proyek terutama dalam pengawasan grup proses manajemen proyek. Dimana grup proses adalah suatu rencana demi kelancaraan proyek agar lebih mudah dalam memulai proyek dan tugas knowledge ialah memonitor segala hal dari berbagai aspek yang terjadi didalam grup proses.
Membangun metodologi manajemen proyek IT
Sebuah perusahaan vendor IT atau vendor apapun yang hidup matinya bergantung pada keberadaan proyek, memiliki masalah yang sama dalam menentukan metodologi apa yang cocok untuk digunakan dalam pengerjaan proyek. Dalam dunia IT lebih dalam lagi akan ada pertanyaan metodologi apa yang cocok untuk pengembangan software atau untuk digunakan sebagai acuan Software Development Life Cycle (SDLC).
Pengalaman membuktikan, tidak adanya kejelasan metodologi yang jelas yang digunakan perusahaan akan membuat proyek berjalan tanpa arah dan akan sangat tergantung dari individu manajer proyeknya. Jika kondisi itu berlangsung pada proyek yang kompleks dan ditangani oleh manajer proyek yang tidak berpengalaman maka akan berakhir pada kegagalan proyek. Bagi orang yang lebih tinggi yaitu atasan dari manajer proyek, hal tersebut akan membuat proyek-proyek tidak bisa dimonitor apalagi dikontrol.
Studi Kasus : JWD Consulting’s Project Management Intranet Case Study
JWD Consulting’s Project Management Intranet Site kami merangkum bahwa Manajemen Proyek terdiri dari beberapa proses, sbb:
1. Initiating
2. Planning
3. Executing
4. Monitoring and Controlling
5. Closing
Inisiasi proyek
Inisiasi proyek merupakan tahap awal kegiatan proyek sejak sebuah proyek disepakati untuk dikerjakan. Pada tahap ini, permasalahan yang ingin diselesaikan akan diidentifiasi. Beberapa pilihan solusi untuk menyelesaikan permasalahan juga didefinisikan. Sebuah studi kelayakan dapat dilakukan untuk memilih sebuah solusi yang memiliki kemungkinan terbesar untuk direkomendasikan sebagai solusi terbaik dalam menyelesaikan permasalahan. Ketika sebuah solusi telah ditetapkan, maka seorang manajer proyek akan ditunjuk sehingga tim proyek dapat dibentuk dan berakhir ketika manajer proyek diberikan otoritas juga petunjuk untuk memulai perencanaan.
Dokumen inisiasi proyek
Dokumen inisisasi proyek merupakan dokumen yang berisi tentang tahap awal kegiatan awal yang sudah dibentuk sejak sebuah proyek disepakati untuk dikerjakan oleh tim proyek.
Rencana proyek
Rencana proyek merupakan sebuah kerangka gagasan – gagasan dalam menjalankan sebuah manajemen proyek dan demi mensukseskan apa yang menjadi tujuan manajemen proyek itu dibuat.
Eksekusi proyek, pengawasan proyek, penyelesaian proyek, dan Post-Project Follow-up
Dengan definisi proyek yang jelas dan terperinci, maka aktivitas proyek siap untuk memasuki tahap eksekusi atau pelaksanaan proyek. Pada tahap ini, deliverables atau tujuan proyek secara fisik akan dibangun. Seluruh aktivitas yang terdapat dalam dokumentasi project plan akan dieksekusi. Sementara kegiatan pengembangan berlangsung, beberapa proses manajemen perlu dilakukan guna memantau dan mengontrol pelaksanaan proyek juga penyelesaian deliverables sebagai hasil akhir proyek.
Sumber :
- https://frusciego.blogspot.com/2019/09/PengenalanManajemenProy ek.html
- http://rezakudryavka.blogspot.com/2016/10/v-behaviorurldefaultvmlo.html
- https://frusciego.blogspot.com/2019/09/konteks-manajemen-proyek-dan-ti.html
- http://dickypradanaputra.blogspot.com/2012/01/judul-konteks-manajemen-proyek-dan-ti.html
- https://frusciego.blogspot.com/2019/09/grup-proses-manajemen-proyek.html
Tidak ada komentar:
Write komentar