Manajemen Proyek dan Resiko Tugas3

Manajemen Biaya

Dalam menjalankan sebuah proyek, pastinya memerlukan estimasi biaya yang jelas dan terstruktur. Tujuannya agar kedepannya jika ada sesuatu yang tidak diinginkan terjadi, bisa diperbaiki dengan manajemen biaya yang ada.

Manajemen Biaya meliputi proses-proses yang diperlukan untuk menjamin agar proses estimasi biaya peraktivitas dapat diperoleh secara realistis, dan anggaran biaya total yang telah disetujui cukup untuk menyelesaikan semua pekerjaan dalam lingkup proyek.

EARNED VALUE MANAGEMENT

1.  Membuat estimasi biaya per aktvitas.
2.  Menyusun anggaran biaya total (Budget At Completion/BAC)
3.  Mengawasi besarmya biaya yang dikeluarkan apakah sesuai anggaran (Cost variance dan Cost Perfomance Index) dan membandingkan rencana pencapaian pekerjaan (ScheduleVariance dan Schedule Perfomance Index)
4.  Mendapatkan informasi kinerja proyek dan menghitung perkiraan anggaran biaya total (Estimate at Completion) apakah masih sesuai degan BAC
5.  Mendapatkan informasi realisasi pencapaian pekerjaan lalu menghitung berapa anggaran yang harus disediakan untuk menyelesaikan proyek

NET PRESENT VALUE

 Metode untuk menghitung nilai ekuivalen saat ini, bagi suatu perkiraan pendapatan di  masa depan. Apabila NPV bernilai positif dapat dikatakan proyek dikatakan layak untuk dilaksanakkan. 

CASH FLOW ANALYSIS

  Metode untuk menyiapkan,menganalisis, dan memastikan arus kas pengeluaran dan pemasukansuatu proyek sehingga proyek secara keseluruhan berjalan lancer

BIAYA LANGSUNG

   Biaya yang terkait langsung dengan suatu proyek misalnya gaji anggota proyek, pembelian barang, dll.

·         Umumnya komponen biaya langsung dicantumkan dalam rencana anggaran proyek

LIFE CYCLE COSTING

·         Estimasi total biaya selama masa pemanfaatan sebuah produk/proye.

·         Ex : Biaya pembelian, biaya pemeliharaan, dll

PROSES UTAMA MANAJEMEN BIAYA PROYEK

·          Membuat estimasi biaya per aktivitas, penjadwalan proyek, millestone, dan juga infromasi risiko serta ekspektasi mutu.

·          Menganalisa proyek dengan teknik estimasi biaya dengan estimasi waktu, karena dua hal tersebut sangat berhubungan. Teknik yang dapat digunakan antara lain memakai data terlebih dahulu, data publikasi dari asosiasi, parametric, PERT, Analisis Buttom-up, dll.

·          Untuk mendapatkan akurasi yang optimal, dibutuhkan estimasi biaya untuk semua aktivitas dalam suatu proyek terutama biaya langsung proyek. Dan selanjutnya dilanjutkan dengan penjumlahan yang akan menghasilkan total anggaran sebagai basis pelaksanakkan proyek.

·          Ciri timing dan akurasi estimasi biaya :

1.     Estimasi Pendahuluan

2.     Estimasi Anggaran

3.     Estimasi Definitif

·          Dalam memastikan anggaran total suatu proyek pengelola proyek juga perlu mininjau isi kontrak, ruang lingkup pekerjaan, asumsi, dan dasar estimasi setiap aktivitas, dll. Serta kebijakan dan peraturan perusahaan terkait masalah anggara dan manajemen biaya termasuk kebijakan cadangan proyek.

·          Semua hal yang relevan dengan aspek pengendalian anggaran diperlukan suatu Proses Cost Control (Pengendalian Anggaran)

·          Metode utama yang digunakan dalam pengendalian biaya adalah Earned Value Management (EVM) 

   Manajemen Kualitas

Kualitas

Kata ‘kualitas’ memiliki berbagai artian yang berlainan. Goetsch dan Davis (1994) mengemukakan konsep holistik mengenai kualitas sebagai kondisi dinamis yang berhubungan dengan produk, jasa, manusia, proses, dan lingkungan yang memenuhi atau melebihi harapan pengguna produk atau jasa.

Menurut Tjiptono dan Diana (1996), ada tiga tahap perkembangan konsep kualitas

·                      Era Craftsmanship

Seorang tukang ahli (Craftsman) dapat diartikan sebagai seorang yang sangat terampil mengerjakan semua tugas yang dibutuhkan untuk menghasilkan produk atau jasa yang berkualitas. Termasuk dalam hal peranan pimpinan, petugas operasional, dan pengendali kualitas. Pendekatan ini mulai ditinggal seiring dengan berkembangnya studi waktu dan perlunya pemisahan antara perencanaan dengan implementasi.

·                      Pendekatan Taylor

Dengan adanya pembagian tugas, manajemen diberi tanggung jawab perencanaan, bagian operasi ditangani oleh tenaga kerja atau buruh, dan untuk menjaga kualitas maka dibentuklah departemen kualitas secara terpisah.

Sejalan dengan meningkatnya volume dan kompleksitas operasi, kualitas juga berkembang sebagai isu yang semakin rumit. Pendekatan tradisional yang sarat akan inspeksi tidak lagi memadai. Hasil inspeksi hanya sekadar menyisihkan komponen produk yang cacat sedangkan penyebab produk cacat tetap ada dan biaya akibat produk cacat tetap tinggi. Selain itu, muncul masalah mengenai 3K (komunikasi, koordinasi dan kerjasama). Kenyataan ini mendorong adanya pendekatan kualitas total atau yang lebih dikenal dengan total quality management (TQM).

·                      Total Quality Management (TQM)

Konsep TQM dikemukakan pertama kali oleh Nancy Warren, seorang ilmuwan tingkah laku dari Angkatan Laut Amerika Serikat. Istilah ini mengandung makna every process, every job dan every aspect (Goetsch dan Davis, 1994). TQM didefuniskan sebagai pendekatan dalam menjalankan usaha yang berupaya memaksimalkan daya saing melalui penyempurnaan secara terus menerus atas produk, jasa, manusia, proses, dan lingkungan organisasi.

Karakteristik TQM terdiri atas fokus pada pelanggan, berorientasi pada kualitas, menggunakan pendekatan ilmiah, memiliki komitmen jangka panjang, kerjasama tim, menyempurnakan kualitas secara berkesinambungan, pendidikan dan pelatihan, menerapkan kebebasan yang terkendali, memiliki kesatuan tujuan, dan melibatkan dan memberdayakan karyawan.

ISO 9000

·         ISO 9000 adalah sebuah standar dalam manajemen kualitas yang dibentuk berdasarkan konvensi ISO/TC 176 pada 1979. ISO 9000 dibentuk sebagai dasar dari suatu standar dalam manajemen kualitas, yang disusun secara lengkap pada 1982 dan diperkenalkan secara umum pada 1983.

·         ISO 9000 memperkenalkan persyaratan penting yang dibutuhkan perusahaan untuk menjamin konsistensi produksi dan pengiriman yang tepat waktu terhadap barang dan jasa pada pasar.

·         ISO 9000 merupakan standar manajemen mutu dan bukan standar produk, sehingga perusahaan yang mempunyai sertifikat ISO 9000 tidak dapat mengiklankan produknya yang sudah memenuhi standar internasional.

·         ISO 9000 akan diulas dan direvisi setiap 6 tahun. ISO 9000-2000 adalah yang terbaru.

·         Mutu (Kualitas) dalam kerangka ISO 9000 didefinisikan sebagai ciri dan karakter menyeluruh dari suatu produk atau jasa yang memengaruhi kemampuan produk tersebut untuk memuaskan kebutuhan tertentu.

·         Definisi ini menekankan pada kepuasan pelanggan atau pemakai produk. Misalnya dari segi desain, kepuasan diukur dari estetika, pemenuhan fungsi, keawetan bahan, keamanan, dan ketepatan waktu.

·         Manajemen mutu adalah aspek-aspek dari fungsi manajemen keseluruhan yang menetapkan dan menjalankan kebijakan mutu suatu organisasi.

·         Untuk mencukupkan kebutuhan pelanggan dan ketepatan waktu dengan anggaran yang hemat dan ekonomis, manajer proyek harus mengadakan pelatihan manajemen kualitas. Hal-hal yang menyangkut kualitas adalah: Produk/pelayanan/proses pelaksanaan, dan Proses manajemen proyek itu sendiri.

Manajemen kualitas proyek

Ada dua model yang sukses diterapkan dalam pelatihan konsultan konstruksi dalam meningkatkan kinerja dari manajemen proyek, yaitu:

·                     Continuous Quality Management Model

Model ini digunakan sebuah perusahaan untuk meningkatkan bisnis mereka. Hal ini merupakan cara hidup dari semua organisasi yang ingin mencapai posisi yang kompetitif dalam arus industralisasi yang cepat.

Model ini sering ditemukan di perusahaan yang bersifat customer-driven. Termasuk Levi Strauss, Motorola, dan Xerox. Perusahaan yang sudah memenangkan penghargaan Malcolm Baldrige Award -Penghargaan yang mengakui kualitas manajemen yang patut dicontoh- juga termasuk.

·                      Process Quality Management Model

Model ini digunakan untuk menghubungkan faktor kesuksesan yang kritis dalam proses bisnis. Model ini membangun dasar fondasi untuk meneruskan mengadakan suatu analisis terhadap langkah-langkah dan proses dalam meningkatkan dan memanfaatkan kesempatan yang ada.

Syarat Penggunaan dalam Manajemen Kualitas

Ada 3 proses dalam manajemen kualitas proyek, Yaitu:

·                      Inspeksi

Suatu proses mengukur kegiatan proses konstruksi untuk memeriksa apakah standar spesifikasi telah dicapai.

·                     Quality Control

Teknik dan aktivitas operasi yang digunakan agar mutu tertentu yang dikehendaki dapat dicapai. Aktivitasnya mencakup monitoriing, menghilangkan masalah yang diketahui, mengurangi penyimpangan, dan usaha-usaha untuk mencapai efektivitas ekonomi.

·                     Quality Assurance

Seluruh tindakan yang sistematis dan terencana yang diperlukan agar terjadi kepastian dan kepercayaan terhadap mutu produk atau jasa yang diberikan. Aktivitasnya mencakup kegiatan proses –baik internal maupun eksternal-, termasuk merumuskan kebutuhan pelanggan

Quality Assurance mengevaluasi biaya dari proyek secara menyeluruh dan teratur untuk menetapkan anggaran yang keluar relevan dan sesuai dengan standar kualitas.

Six Sigma

·         Six Sigma dapat didefinisikan sebagai strategi perbaikan kinerja bisnis dalam hal peningkatan profitabilitas dengan cara membuang hal-hal yang tidak diperlukan, mereduksi biaya, dan meningkatkan efisiensi maupun efektivitas di berbagai kegiatan operasional yang dapat memenuhi bahkan melebihi kebutuhan dan harapan pelanggan.

·         Motorola merupakan perusahaan pertama di Amerika yang menerapkan konsep Six Sigma pada tahun 1987. Konsep inilah yang membawa mereka pada perolehan penghargaan Malcolm Baldrige National Award pada tahun 1988.

Six sigma dan Manajemen

·         Six Sigma dalam hal manajemen digunakan sebagai sebuah panduan dasar dan sebuah pendekatan yang dipakai oleh para profesional dalam mengelola proyek-proyek inovasi (Chan and Macbeth, 2001)

Six sigma dan Statistic

·   Six Sigma dalam bahasa statistik berarti terjadinya 3.4 DPMO (Defects Per Million Opportunities) atau hampir sama sekali tidak terjadi kesalahan dalam menciptakan keluaran dari sebuah proses produksi (selalu memenuhi kebutuhan pelanggan).

·       Sigma sendiri merepresentasikan kisaran variasi (simpangan) dari rata-rata keluaran pada sebuah proses

Kualitas Biaya

Prinsip bahwa mutu harus direncanakan agar tidak menimbulkan kekecewaan di kemudian hari dan tidak berdampak buruk terhadap biaya dan reputasi proyek dalam jangka panjang. Proses pelaksanaan yang buruk dan beresiko negatif. Akibatnya, biaya perawatan dan pencegahan akan menjadi mahal. Ini adalah salah satu contoh dari kualitas biaya.

Penggunaan Software dalam Project Quality Management

·     Dengan majunya perkembangan teknologi informasi, pengerjaan Project Quality Management dapat terbantu dengan adanya software seperti : Primavera, Artemis, maupun Microsoft Project. Dalam mempermudah pengerjaan Project Quality Management akan diperlihatkan contoh-contoh perencanaan dan pelaksanaan proyek.

  Manajemen Sumber Daya

Manajemen Sumber Daya adalah proses mengorganisasikan dan mengelola atau menempatkan orang-orang yang terlibat dalam proyek, sehingga orang tersebut dapat dimanfaatkan potensinya secara efektif dan efisien. Ini mencakup semua proyek stakeholder - sponsor,  pelanggan, mitra, kontributor individu, dan lain-lain.

Proses Dalam Manajem SDM

1.             Perencanaan SDM

2.              Perekrutan Anggota/Tim

3.              Pengembangan Kerja Tim Proyek

4.              Pengelolaan Tim

Hal-Hal Yang Harus Deketahui Dalam Pengelola Proyek

1.              Pemantauan terkait tahap perkembangan tim proyek

2.             Pengelola proyek harus paham alternatif manajemen konflik

3.             Pengelola proyek harus menyegarkan diri dengan berbagai teori organisasi

·          

Pemantauan Terkait Tahap Perkembangan Tim Proyek

1.              Farming (tahap pembentukan tim)

2.             Storming (tahap mulai kerja dan menyesuaikan pola kerja, latar belakang, dan lain-lain)

3.              Norming (tahap dimana tim mulai kompak)

4.             Performing (tim dapat bekerja dengan solid)

5.              Adjouring (fase pembubaran tim)

Pengelola Proyek Harus Paham Alternatif Manajemen Konflik

1.              Forcing (memaksakan kehendak)

2.             Withdrawing/avoiding (menghindari konflik)

3.             Smoothing/accomodating (fokus pada hal-hal yg disepakati ketimbang hal yg tidak sesuai)

4.              Compromising (mecari solusi yg memuaskan kedua pihak)

5.              Confronting/Problem Solving (memperlakukan konflik sebagi persoalan yg perlu segera diatasi)

6.              Collaborating (menggabungkan bebagai sudut pandang dan mengarah pada tercapainya komintmen

Pengelola Proyek Harus Menyegarkan Diri Dengan Berbagai Teori Organisasi

1.             Teori Maslow

2.             Teori dua faktor/hygiene Theory dari Herzberg

Manajemen Sumber Daya sangatlah penting dalam manajemen proyek. SDM yang memadai akan membantu dalam pelaksanaan proyek.

Manajemen Komunikasi

Proses komunikasi adalah setiap langkah mulai dari saat menciptakan informasi sampai dipahami oleh komunikan. Komunikasi adalah sebuah proses, sebuah kegiatan yang berlangsung kontinu. Joseph De Vito (1996) mengemukakan komunikasi adalah transaksi. Maksudnya setiap hal dari komunikasi itu saling terkait.

Dalam aplikasinya langkah langkah proses komunikasi adalah sebagai berikut:

1.              Langkah pertama ide/gagasan diciptakan oleh sumber/komunikator.

2.             Langkah kedua adalah ide yang diciptakan tersebut kemudian dialih bentukan menjadi lambang lambang komunikasi yang mempunyai makna dan dapat dikirimkan.

3.             Langkah ketiga, pesan yang telah di encoding tersebut selanjutnya dikirimkan melalui saluran/media yang sesuai dengan karakteristik komunikasi ditujukan kepada komunikan.

4.             Langkah keempat, penerimamenafsirkan isi pesan sesuai dengan persepsinya untuk mengartikan maksud pesan tersebut.

5.             Langkah kelima, apabila pesan tersebut telah berhasil di decoding, khalayak akan mengirim kembali pesan tersebut ke komunikator

Rencana Komunikasi

Tujuan atau rencana komunikasi adalah menghibur, memberikan informasi, dan mendidik. Dengan tujuan tersebut berdampak pula pada peningkatan pengetahuan (kognitif), membangun kesadaran (sikap), dan mengubah perilaku (psikomotorik) seseorang atau masyarakat dalam suatu proses komunikasi.

Isi Rencana Manajemen Komunikasi

Proses utama dalam kegiatan perencanaan dan pembuatan Project Management Plan adalah :

1.             Informasi, termasuk format, isi dan level detail

2.             Siapa penerima dan pembuat informasi

3.             Perencanaan sumber daya manusia

4.             Metode/ teknologi untuk menghasilkan informasi

5.             Merangkum kebutuhan dan keinginan klien

6.             Merinci unit unit pekerjaan

7.             Prosedur revisi untuk memperbarui rencana manj komunikasi

8.             Membuat estimasi biaya

9.              

Distribusi Komunikasi

Setelah melakukan perencanaan komunikasi, hasil yang diperoleh adalah rencana manajemen komunikasi. Langkah selanjutnya adalah pendistribusian informasi. Dalam melakukan pendistribusian informasi dibutuhkan input berupa perencanaan manajemen komunikasi dengan menggunakan alat dan teknik berupa kemampuan komunikasi, metode distribusi informasi, proses pembelajaran, serta sistem informasi. Hasil atau output dari proses distribusi informasi ini adalah proses atau alur komunikasi dari organisasi proyek dan perubahan permintaan.

Bentuk distribusi komunikasi pada proyek ada beberapa macam antara lain adalah :

·         Rapat-rapat (meetings).

·         Distribusi dokumen berupa hardcopy.

·         Distribusi data melalui media elektronik seperti electronic mail/E-mail, mesin fax, dan lain-lain.

Pelaporan Performance

Informasi yang terkandung didalamnya, antara lain "

·                     Status reports, yang berisi tentang sejauh mana proyek sudah berjalan dalam kerangka ruang lingkup, waktu dan biaya.

·                     Progres reports menggambarkan sejauh mana tim proyek sudah menyelesaikan pekerjaannya.  Biasanya berupa laporan rutin.

·                      Mengadakan evaluasi akhir proyek

·                     Mengkaji apakah metodologi manajemen perlu diperbaiki

Mode Penanganan Konflik

·                     Action : tindakan langsung

·                     Secure understanding : memberikan pengertian atas suatu inovasi

·                     Motivate action : memotivasi agar melukan tindakan

·                     Forcing: pendekatan win-lose

·                     Withdrawal: menghindari potensi pertentangan

 Komunikasi sangat penting dilakukan antar pelaku manajemen proyek perusahaan maupun dengan investor dan pekerja. Agar proses proyek dapat terus terpantau, entah itu dari segi perkembangan maupun biaya.

Sumber : 

• https://frusciego.blogspot.com/2019/11/manajemen-biaya.html
• Dana Prasada Mulyoto,MBA,PMP. Sartika Kurniali,S.Kom.,MMSI;Super Project Management, Jakarta 2013,PT Elex Media Komputindo
• K.C. Chan, Peter Ong, R, Eko Indrajit. 2004 INTEGRATED PROJECT MANAGEMENT. Yogyakarta : Penerbit ANDI.
• Dana Persada Mulyono, MBA, PMP., Sartika Kurniali, S.Kom. MMSI 2013 SUPER PROJECT MANAGER. Jakarta : PT Elex Media Komputindo.
• Wysocki, Robert K., Robert Beck,jr, and David B. Crane. 2000. Effective Project Management Second Edition. New York, NY: John Wiley & Sons. (ISBN 0-471-36028-7)
• Drs. H. A. Hamdan Dimyati M.Si., Kadar Nurjaman S.E. M.M. 2014 MANAJEMEN PROYEK. Bandung : CV Pustaka Setia.
• Suprapto, Tommy, 2009, Pengantar Teori& Manajemen Komunikasi, Jakarta: Media Pressindo
• Kurniali, Sartika, 2013, Super Project Manager, Jakarta: elex media komputindo.